「捨得」是一門功課－行政秘書心得報導
2023.08.25 Elly
從一個大學剛畢業的新鮮人，直到加入輔世，轉眼已就要三年了，起初兩位秘書合作，到後來Jamie姐姐離職，和家人移民到美國，直到如今由我挑大樑，中間歷經了不少轉變，也給我帶來了各式各樣的經驗、影響與成長。
處事成長
講到一開始還是菜鳥的我，除了小部分電腦軟體的操作之外，關於輔世的作業幾乎是一竅不通，幸好有Jamie姐姐帶領，對熟練的Jamie姐姐來說，我提出的某些非常初階的問題一定就跟天方夜譚一樣好笑又好氣！但是Jamie姐姐仍然耐心地對待我，一步一步教學，對我的態度落落大方又溫柔。
即使Jamie姐姐現在移民到美國有自己的生活，加上時差等等的影響，想必非常忙碌，有些關於我加入基金會前無法自己解答的問題，只能詢問Jamie姐姐，Jamie姐姐也總是及時回覆，實在非常感謝！真是一段值得珍惜的緣分，也衷心希望Jamie姐姐和家人順遂平安。
（Jamie姐姐離台前我們舉辦的小小感恩頒獎儀式，由基金會的核心棟樑－美麗動人又能幹專業的緣緣副董執行頒獎。）
另外一個帶給我最大影響的人毫無疑問就是董事長了，我其實覺得自己非常幸運，遇見的上司是像董事長這樣的人：嚴謹卻不嚴厲；擅於循循善誘地開導與關懷；作法或者想法衝突時，幾乎從不獨斷專制，除非是違背原則的事情，否則都是先以拋出問題、使人自問，最後再以有討論空間的方式決定；拿捏掌握與人相處距離的方式……等等特質，令人敬佩又值得學習。
作為基金會的秘書，我看過各種面向的董事長，有作為基金會負責人，作為領袖引領大家前進的模樣；也有上司對下屬的威嚴；也有和其他志工、愛心友人們溝通協調時的真誠耐心與韌性；但是最印象深刻的，應當還是在處理勵學金、急難扶助等等，面對這些申請者時關懷體貼、卻也兼具理性的Sabrina黃阿姨了！
（勵學金面談時和學生簡單地擁抱，這位學生後來成為了我們長期支持的導生之一。）
曾有一學期的勵學金申請，因為我個人的理由延誤了發文，導致該學期的收件數大幅減少，我深知這是我的錯誤，卻未細想過對於他人會有怎樣的影響，事後董事長與我談論時的一句話至今也印象深刻：「對於這些申請學生來說少掉了多少機會呢？」
這句話於我而言有如當頭棒喝，對我來說不過是工作作業的一環，對於需要的申請者卻是不可多得的機會啊！現在想來仍然感到慚愧不已。
經過這段時間的工作與學習，嘗試著從更寬闊宏大的角度去看待事物，更認識到個人的作為對大局的影響；我想我也學會了成為一個更負責任的人是為自己，不為別人。
同理心
還記得從前編輯過一篇報導，是關於董事長回憶起父親的種種，也是少數寫出了自己心路歷程的分享，我總是很好奇是什麼理由促成基金會的大家願意自動自發地奉獻呢？讀過大家長的分享之後，也歷經了與大家相處的洗禮，我好像逐漸可以理解這樣的感覺……。
（報導中使用到的圖片，是董事長父親的題字。本篇報導連結）
我的本性實際上是理性又怕麻煩的人，偶然看到需要幫助的人雖然並不排斥，但並不會違背自己的原則，也會預期希望能夠有所收穫。對於輔世志工們的貢獻，最一開始是敬佩卻有些難以理解的！
直到某學期的勵學金面談，董事長邀請我現場參加，因為年紀和歷練的緣故，擔心自己不能言之有物，便作為輔助的角色一起參加某個時段的面談，面談學生的情況我依然記憶鮮明，親身體驗對方的情緒、喜怒哀樂，讓我感到自己某個地方也被觸動了——申請檔案不再僅只是一張一張紙質資料，我意識到背後是一個個鮮活的人與生命。
（該學期面談時的合照，因為不好意思我就不露臉啦！）
特別是有一位學生，聽過他的分享後，我和董事長當場都認同他需要特別額外的協助，便邀請他參加我們的急難扶助申請，畢竟是第一次參與面談，我可以說是格外上心！另外加了微信方便提供申請的訊息、也歡迎他有任何問題都可以詢問，沒想到最後仍是不了了之。
加入以來陸陸續續碰過不少類似狀況，我想我是能夠諒解申請者抗拒甚或是逃避的，畢竟人人的際遇不相同，也並不會有所埋怨，只希望一切順利，希望我們微小的心意能夠一定程度的傳達到！
有技巧地釋出善意是一門功課，而「捨得」更是。
志工們的相處與協力合作
一個組織的運作，必然不可能只由少數人的努力就能夠促成，除了行政人員以外，基金會的董事們、志工們也是最大功臣，不過當這麼多人對於各項事務都有各自的意見，統整並得出一個可接受的結論就不是一件容易的事情了！幸好輔世的大家都有著非比尋常的責任感和體貼，因此我們種種項目（勵學金、急難扶助、志工、持續關懷、講座、輔世講堂、線上英文課……等等）才能夠正常運作，同時不斷改進及創新。
勵學金書審時，往往是一學期中志工們的意見往來最熱烈的時刻，以＂熱烈＂來形容真的不為過，平日裡和氣慈祥的志工老師們每一位都拿出自己最佳狀態，除了事先閱讀過申請學生的資料帶大家導讀，遇到較有疑問或爭議的個案時，身處各個行業、閱歷各不相同的志工們，也不免地會產生意見上的分歧，積極地討論表達之下——整個會議室都被我們的音量填滿！幸好，在這片論戰中，最後也總是會有其中一位志工站出來主動接手面談：「我負責談！」，就此結束對峙，在一旁的我一面記錄著討論結果，一面也會在心底想：「哇！真是太帥啦！……」
（書審現場，認真討論審閱資料時，所有人總是專注投入，對於手中負責的申請資料往往都是會議前就提前研究過喔！）
（為了減約除了捐助項目以外的開支，每次書審前都要經過一番場地的討論推拉，從這位志工認識的人那邊租借、借用那位志工的社區會議室……）
（書審共計2天，每天除了午休時間，通常要長達8小時，愛心志工們也常常趁難得的機會在現場關懷彼此近況，帶些小禮品、小點心分送交換。）
在我的角度看來，參與志工工作的大家都很有愛心，但是細節上卻很有意思地各不相同！以持續關懷的項目舉例，同樣一位學生，有志工願意做為導師收他為導生，有的卻不會；對待導生的看法，有恨鐵不成鋼的、也有的誨人不倦……只能說機緣真是相當奇妙呢！
作為秘書，我見證了不少志工的參與及退出，我們的勵學志工通常都是一個拉一個，互相彼此認識的，儘管大家經常戲稱是拉人進來受難，然而不管是哪個項目的志工，沒有一顆懷抱著熱忱的心，又怎麼會願意奉獻珍貴的精神與時間呢？
期許每一位志願參加者、申請者都能收獲到自己所期望的，也期許我們都能從種子成長茁壯，成為足以為提供他人庇蔭、給予養分的人。
